6 osvědčených tipů pro efektivní řízení porad

11.08.2020

Kolikrát už se vám stalo, že jste strávili hodinu či dvě na poradě, která vůbec nikam nevedla, a pokud by se vás bezprostředně po jejím skončení někdo zeptal, o čem byla, nedokázali byste mu vlastně odpovědět? Podobnou zkušenost máme nejspíš všichni. Jak ale vést poradu tak, aby si z ní všichni zúčastnění odnesli to, co mají, a ne jen pocit zbytečně stráveného času?

Dobrou zprávou je, že k vedení porady nepotřebujete žádné speciální vlastnosti či dovednosti, zvládne to úplně každý. Stačí se držet několika následujících tipů.

1. Z jakého důvodu meeting svoláváte

Možná se vám zdá tato otázka banální - přece kdyby to nebylo potřeba, žádná porada není. Ale zkuste se opravdu zamyslet nad tím, jaký účel vaše setkání má. A formulujte je (ideálně na papír) včetně dílčích cílů a problémů, jež byste se svými kolegy či podřízenými rádi probrali. Pomůže vám to nejen lépe se na setkání připravit, ale také neztratit během meetingu nit. Vyplatí se také témata porady všem zúčastněným poslat alespoň o den dřív - tak aby i oni měli čas na přípravu. Mimochodem, není od věci kromě témat plánovat také čas. Abyste jej měli dostatek na probrání všeho důležitého, na případné dotazy a diskusi, ale také abyste nepřetáhli.

2. Kolik lidí přijde

Dalším z užitečných pravidel je zvát na meeting jen ty, kterých se jeho obsah týká. Jednak nebudete muset ztrácet čas zdlouhavým zasvěcováním do problematiky lidí, kteří o tématu zatím neslyšeli, jednak na vás nebudou během porady hledět zmatené (a později i nejspíš lehce znuděné) oči poloviny účastníků, kteří by jistě svůj čas využili lépe.

3. V kolik a jak dlouho

Když už jsme nakousli téma času - také termín porady volte s ohledem na možnosti svého týmu. Obecně se nedoporučuje pořádat meetingy v pátek. Důvod je jednoduchý - lidé bývají už myšlenkami jinde, a navíc představa, že se porada protáhne, což jim zkomplikuje odjezd na víkend, není nic, co by podpořilo u vašeho publika pozitivní přístup a snahu o milou atmosféru. Ostatně zmíněné protahování meetingu je nešvar, jemuž se vyplatí vyhnout. Samozřejmě není žádná katastrofa, když skončíte o pět minut později, nicméně nepřetahujte víc, než byste měli.

4. Pěkně strukturovaně

Abyste se vyhnuli pořádání jedné z oněch porad "na nic", vyplatí se pamatovat i na stanovení struktury porady. Tu si pro sebe připravte v rámci plánování, nicméně je dobré s ní na začátku setkání seznámit i kolegy. To aby věděli, co mohou čekat a také co se očekává od nich. Nebojte se ani účastníky aktivně zapojit - nečekejte, až se budou ptát oni vás, pokládejte jim otázky během porady a ujišťujte se, že rozumí tomu, co říkáte (a také že vás vnímají). Ostatně každý z nich by měl mít již během porady jasno, co se od něho očekává a jaké budou jeho úkoly. Při jejich rozdílení buďte co nejvíce konkrétní a ujišťujte se, že vás druhá strana zcela pochopila. Náš mozek má totiž rád, když dostává jasné instrukce, s jasnými termíny a všemi detaily. Díky tomu si mnohem více zapamatuje a zvýší se pravděpodobnost, že daný úkol splní.

5. Co se psáno, to je dáno

Ačkoli si většina lidí píše v průběhu porady poznámky, míváme tendenci zapisovat si jen to, co se týká bezprostředně nás. Ovšem z každého meetingu by měl vzniknout i oficiální a souhrnný zápis. To aby všichni měli kdykoli k dispozici přehled všech probíraných témat. O zápis můžete požádat některého z pozvaných lidí, nicméně pokud máte možnost delegovat některého člena svého týmu, který není aktivním účastníkem, jako zapisovatele, využijte toho. Alespoň nebudete riskovat, že někdo pro samou snahu vše zaznamenat přehlédne úkol pro sebe. Zápis pak všem rozešlete co nejdříve.

6. Veďte, řiďte, ale s úsměvem

Není třeba si nic nalhávat - porady u drtivé většiny lidí nevzbuzují právě nadšení. Ovšem pokud budete od počátku přistupovat veřejně k meetingu jako k nutnému zlu, do kterého se nechce ani vám, nějakou pozitivní odezvu nemůžete od ostatních očekávat. Takže nasaďte úsměv a dobrou náladu, uvidíte, že strhnete i ostatní (nebo alespoň většinu).

Co se samotného vedení týče, nenechávejte poradu příliš vybočovat z naplánovaných témat a "rozvrhu". Navzdory některým teoriím nemá lidský mozek kapacitu na to, aby se 100procentně věnoval několika problémům najednou. Navíc hrozí, že z nutných úkolů proberete sotva polovičku. A to je škoda. Samozřejmě to neznamená, že budete poradu vést jako diktátor - rozhodně nechávejte dostatek prostoru pro zpětnou vazbu, dotazy a připomínky. Snažte se také při poradě vždy soustředit na ni - pokud máte pocit, že vám v hlavě "víří" příliš mnoho myšlenek, vyzkoušejte osvědčenou techniku na zklidnění a zvýšení soustředění

Pokud cítíte, že váš tým by potřeboval pomoci nejen v oblasti porad, ale i například i se zlepšením vztahů mezi jednotlivými členy, s time managementem, řízením lidí apod., můžete využít služeb kouče, který se na firemní koučink specializuje

Autor: Ing. Andrea Gawron, ACC (ICF)
Foto: Stockphotosecrets.com
   

Myslíte, že mohu pomoci i Vám?

Léto se pomalu chýlí ke konci a většina z nás tak má už svou "dávku" dovolených pro letošní rok vyčerpanou. Že zrovna po návratu domů vybalujete kufry a máte pocit, že jste si během zaslouženého volna vlastně vůbec neodpočinuli a potřebovali byste alespoň další týden, abyste svému tělu a mozku dopřáli opravdový restart?

Kolikrát už se vám stalo, že jste strávili hodinu či dvě na poradě, která vůbec nikam nevedla, a pokud by se vás bezprostředně po jejím skončení někdo zeptal, o čem byla, nedokázali byste mu vlastně odpovědět? Podobnou zkušenost máme nejspíš všichni. Jak ale vést poradu tak, aby si z ní všichni zúčastnění odnesli to, co mají, a ne jen pocit...

S nízkým sebevědomím bojuje spousta z nás. Často stačí posměšná poznámka někoho z rodiny, přátel nebo třeba kolegů, a už se zmítáme v kolotoči pochybností o sobě samých - o svých dovednostech, svém vzhledu apod. Někteří z nás si negativní pohled na sebe nesou ještě z dětství. Jde vůbec takové nastavení mysli prolomit?

Čeká vás důležití jednání, pracovní pohovor, schůzka s klientem, nejdůležitější závod či utkání sezóny, ale vaše myšlenky se toulají všude možně, jen ne v přítomnosti? Namísto soustředění se na daný úkol, který stojí před vámi, vám mozek dokola přehrává ranní hádku s partnerem, nepříjemný rozhovor s učitelem vašeho potomka nebo třeba úřednicí z...

Změna je přirozenou součástí našich životů. Je hnacím motorem, který nás posouvá dál a nutí nás objevovat nové věci. Ovšem většinou tato změna přichází zvenčí, kdy se promění okolnosti, na něž se musíme adaptovat, abychom "přežili". Tak jsme od přírody naprogramovaní, náš mozek v rámci pudu sebezáchovy udělá vše pro to, abychom v nových podmínkách...

Jedním uchem tam a druhým ven. Také byste takto popsali většinu konverzací se svým partnerem či svou partnerkou? Máte pocit, že mluvíte každý o něčem jiném, že jsou reakce vaší drahé polovičky zcela neadekvátní tématu rozhovoru? Nejste v tom sami, tyhle situace zažívá v partnerství skoro každý. Ovšem to neznamená, že bychom na ně měli rezignovat.

Služby kouče můžete využít v nejrůznějších oblastech života, ve kterých toužíte po změně, nebo v situacích, kdy cítíte, že se vám nedaří dosáhnout vysněných cílů. Kouč je tu pro vás, když se vám nedaří třeba ve vztazích, v podnikání nebo na hřišti.

Každý z nás má v životě občas pocit, že by potřeboval nový impuls, změnu, jiný pohled na sebe sama, na své směřování... V tom může člověku výrazně pomoci kouč, který se stane jeho průvodcem na cestě k naplnění přání a cílů. V teorii to zní skvěle, ovšem má to jeden významný předpoklad - a to že si vyberete toho pravého kouče. Jenže jak?...

Koučování je proces, který v nás probouzí touhu a zvyšuje náš potenciál, pomáhá nám zbavovat se strachu a obav, které nám stojí v cestě. Koučink nám dává možnost přemýšlet nad sebou jiným způsobem a vidět věci z jiné perspektivy, staví nás před nové výzvy a umožňuje zdolávat vrcholy. Narůstá intenzita prožitků i výkonnosti, přináší nám do života...